Para mejorar la productividad de la empresa, ahorrar tiempo en la gestión es uno de los caminos obligados. Merece la pena invertir justamente eso, un poco de tiempo, en optimizar ciertas rutinas. No serán horas perdidas, lo garantizamos. Tenemos una sencilla receta de 5 pasos para obtener resultados (casi) inmediatos.
1. Pararse a pensar (pero de verdad)
El primer paso para ahorrar tiempo en la gestión de su empresa es parar, solo unos minutos. Encuentre un espacio para tomar aire y respirar. A continuación, verá con más claridad su propia situación y la de su empresa. Nadie mejor que usted mismo para encontrar las respuestas.
Ahora, hágase las preguntas adecuadas: ¿la frase “falta de tiempo” es recurrente en su día a día?, ¿su equipo también la pronuncia con frecuencia?, ¿el ánimo general parece verse afectado?, ¿el personal achaca esta sensación de estrés a la dirección?, ¿cuál puede ser realmente la raíz del problema?
2. Ejercitar la autocrítica (no la culpabilización)
El siguiente paso para avanzar en este camino hacia la productividad es, seguramente, el más complicado. Ya hemos detectado que algo estamos haciendo mal. Sin embargo, esta idea no puede tornarse en obsesión. No se trata de buscar un culpable, sino soluciones. Ahorrar tiempo en la gestión de su empresa pasa necesariamente por la autocrítica, pero de la sana.
Empecemos anotando en una lista todo lo que hacemos día a día relacionado con la gestión de la empresa y, sobre todo, cuantas horas dedicamos a cada tarea. Saber en qué invertimos el tiempo es crucial. A veces creemos tenerlo claro, pero realizar este ejercicio siempre es revelador.
Si ya realizaba este seguimiento, entonces toca analizarlo. Solo así sabrá qué áreas de la empresa están ocupando un lugar excesivo en su plan de trabajo, sobre todo comparándolas con el beneficio que aportan. Quizá, de hecho, ya las tenía detectadas. En ese caso, ¿por qué no ha hecho nada con ello? Aquí está su verdadero ejercicio de autocrítica.
3. Priorizar actividades (sí, hasta aquí nada nuevo, pero hágalo)
Hay ciertos pasos de la receta que siempre creemos sabernos. Parece que no aportan nada nuevo, pero nos está llevando hacia una respuesta. Ahí está la solución que quizás nunca habíamos contemplado.
Cuando ponga en marcha la planificación de la empresa, asigne a cada tarea un indicador de relevancia. ¡Pero atención!, no con el objetivo de priorizarlas en el tiempo, sino de enmarcarlas dentro de su negocio. Detectará así ciertas actividades secundarias, no estrategias, que no por ello son menos importantes. De hecho, por eso le ocupan tiempo y por eso le acarrean disgustos. Esa nómina que no llega a tiempo, ese paquete que nunca recibe o ese proyecto que parece no tener fin. ¡Se acabó!
4. Delegar (¿y si la externalización es una respuesta?)
Sin duda una de las mejores fórmulas para ahorrar tiempo en la gestión de la empresa es descargar responsabilidades en otros. Esto significa delegar. Con esto no estamos diciendo que se olvide al 100% de estas tareas. Simplemente, encárgueselas a las personas adecuadas.
Si no lo ha hecho ya, es probable que se deba a que no ha encontrado los profesionales indicados. NO queremos decir con esto que su equipo no sea bueno, todo lo contrario. Es más, en ocasiones sobresaturamos a perfiles polivalentes, y este no es el camino. Como expertos en outsourcing empresarial, sabemos de primera mano que la externalización es una respuesta a esta situación. Suele suceder con dos tipos de actividades:
- Las no estratégicas, pero muy necesarias, como por ejemplo los servicios auxiliares.
- Las que requieren mayor especialización, como por ejemplo los perfiles TI. Para ciertos proyectos de gran complejidad es mejor fiarse de la experiencia para llegar a plazos.
5. Confiar (aquí la verdadera clave)
Ya lo anticipábamos en la última frase. FIARSE DE LA EXPERIENCIA es la clave a la hora de descentralizar funciones, subcontratarlas o externalizar servicios. Antes de tomar la decisión pida referencias o pregunte a otros clientes de la empresa de outsourcing. Una vez que dé el paso, déjese guiar, pida análisis de resultados y disfrute del tiempo libre.
Para ahorrar tiempo en la gestión de la empresa, la principal respuesta está en las personas
La conclusión es clara. No podemos hacerlo todo solos. Confiar en equipos con la suficiente experiencia le regalará el tiempo que estaba echando en falta. A continuación, es usted quien decide en qué y cómo emplearlo. Puede que ahorrar tiempo en la gestión de la empresa sea el primer paso para mejorar su productividad, pero también su vida personal.
Y ahora, ¿está dispuesto a ahorrar tiempo en la gestión de su empresa?
