¿Alguna vez te has preguntado cómo puedes optimizar el tiempo en las reuniones de trabajo? Una de las cuestiones sobre la que todavía seguimos insistiendo es la cantidad de tiempo que se pierde en las reuniones de trabajo. Sabemos que es un tema tratado por muchas organizaciones, pero entonces, ¿Por qué seguimos perdiendo el tiempo?
Los primeros que tienen que tomar conciencia para evitar la pérdida de tiempo, valiosísimo para todos, son las personas que organizan las reuniones. Son ellos los que tienen que dirigir y controlar tanto los asuntos a tratar como el tiempo que se va a dedicar, es decir, lo más importante, estructurar la reunión previamente.
Las preguntas que hay que responder antes de la convocatoria, para optimizar el tiempo en las reuniones son: ¿Quién asistirá a la reunión? ¿Cuál es el tiempo estimado de duración? y ¿Cuál será el contenido? Una vez se tenga esto claro, hay que pasar a la siguiente fase.
¿Cómo preparar una reunión para optimizar el tiempo en las reuniones?
Se debe preparar la reunión de forma adecuada y enviar la convocatoria con la información necesaria (planning, tiempo estimado de reunión, etc.) y antelación suficiente a todos los participantes, para que ellos se preparen y puedan hacer sus contribuciones.
De esta forma, se invita a los participantes a involucrarse en la reunión para conseguir el objetivo previsto, dependiendo de la naturaleza de la reunión (informativa, consultiva, toma de decisiones, planificación, resolución de conflictos, etc.).
Antes de comenzar se debe también comprobar que se cuenta con el material necesario, y que todo funciona correctamente. Aunque parece un punto muy obvio, no siempre es así, y es algo que puede ayudar notablemente a optimizar el tiempo en las reuniones.
Una vez en la reunión, es importante apagar los teléfonos móviles, comenzar con puntualidad, igual que acabar en la hora prevista, es decir, respetar los tiempos. El tiempo es un valor importantísimo tanto para personas ajenas a la organización que asisten a la reunión, como para los propios trabajadores y hay que respetarlo al máximo.
Al comenzar, se deben exponer los puntos fundamentales, seguir el orden establecido (y conocido por todos previamente) para no salirse del programa.
¿Cómo debe ser una reunión de trabajo?
La reunión debe ser perfectamente dirigida, hay que conseguir que todo el mundo que ha sido convocado, participe, exponga sus ideas, sus opiniones, evitando que los temas se desvíen, y por ello se pierda el tiempo, o que alguien imponga sus opiniones por encima de otras personas.
Se respetarán las aportaciones que hagan los participantes. Es importante generar un clima de confianza para que las aportaciones sean sinceras y no se hagan para “quedar bien” con los responsables.
Solo así se pueden conseguir los resultados o los compromisos esperados. Igualmente, hay que evitar “discursos” donde solo una persona habla sin que el resto intervenga, las conversaciones cruzadas, los conflictos, así como que se utilice el tiempo para criticar de forma indiscriminada. Se hablará de temas e ideas, no de personas.
Al final de la reunión, se preguntará por las dudas que puedan haber surgido en el desarrollo de la reunión, por sugerencias o por peticiones que se puedan derivar de lo tratado.
Así mismo, se hará un resumen del contenido de la reunión para contrastar que no se deja fuera ningún tema que posteriormente quedará reflejado en un acta.
Puntos a tener en cuenta después de una reunión de trabajo
Después de la reunión deberá hacerse un acta con lo tratado, así como los acuerdos, decisiones, calendario de actuaciones y responsables de las mismas.
De esa forma, se entenderá que la reunión ha sido útil y se podrá hacer el seguimiento oportuno de los objetivos y plazos marcados en la reunión. También se incluirá, si fuera preciso, la convocatoria de una futura reunión de seguimiento.
En algunas organizaciones, se ha establecido tener las reuniones de pie, para evitar que se alarguen y así optimizar el tiempo empleado en las mismas. Suelen ser breves (15 minutos) y diarias.
Algunos informes dicen que el mejor día para reunirse son los martes a media mañana. Aunque haya que seguir un orden, un poco de sentido del humor o una conversación informal, puede ayudar a tener un ambiente relajado y cordial, especialmente al inicio de la reunión.
Esperamos que estas recomendaciones para optimizar el tiempo en las reuniones de trabajo os ayuden a tener unas reuniones efectivas, amenas y ágiles en un ambiente distendido y que todos los participantes, al salir, tengan la sensación de que el tiempo empleado ha sido de provecho.
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