La digitalización se impone, esta es una realidad que no podemos obviar y cuanto antes lo aceptemos, antes podremos disfrutar de sus ventajas.
Cada vez somos más digitales, estamos más conectados, recibimos facturas digitales, compramos a través de dispositivos móviles, etc., pero ¿cómo afecta la digitalización a las empresas?
La gestión documental consume el 50% del tiempo que pasamos en una oficina en la que se utiliza el papel y la digitalización de documentos nos ofrece numerosas ventajas a este respecto y todas ella deberían tenerse en cuenta para afrontar un cambio de gran calado en las organizaciones. Las mesas sin papeles ya son una realidad.
El proceso comenzaría con la digitalización de todos los documentos de una empresa, lo que implica, una mejor gestión documental de la misma y la disminución del consumo del papel, que es ya una gran ventaja, no solo por el coste que se deriva de ello, sino por el cuidado del medioambiente que esto supondría al disminuir la contaminación generada por las fábricas de papel y la tala indiscriminada de árboles que se está haciendo en algunos lugares del planeta.
Otro beneficio obvio que se nos viene a todos a la cabeza es la reducción de espacio de nuestro archivo físico, pero hay muchos más, por ejemplo, la posibilidad de que la información esté accesible para cualquier persona (autorizada) de la organización en cualquier parte del mundo, lo que evita desplazamientos y pérdida de tiempo, ahorra costes de envíos de documentación, evita también hacer fotocopias innecesarias y nos da la posibilidad de compartir los documentos online o por correo electrónico de forma inmediata.
La seguridad es otro punto fuerte a tener en cuenta, ya que con la digitalización se evita la destrucción involuntaria de documentos, el desgaste y deterioro de los originales o su pérdida o robo si dotamos al sistema del oportuno sistema de protección. Otras ventajas que nos ofrece la digitalización pueden ser la posibilidad de modificación de archivos, mejora de imágenes, información mejor estructurada y sirve de copia de seguridad. Por último, los filtros y herramientas de búsqueda hacen que la localización de documentos sea más rápida y eficiente.
Tras escanear el documento, viene la segunda fase del proceso que es su archivo, este segundo paso se hará dando un nombre, unos datos de archivo sobre el contenido y una ubicación según las necesidades de la empresa para que tengamos toda la información disponible de forma ordenada y rápida.
Hay determinados documentos, como las facturas, por ejemplo, que mediante una certificación hecha utilizando un software homologado por la AEAT, convierte las copias digitales en originales, sin necesidad de guardar copia en papel de los documentos.
Sin duda hay también algún inconveniente en el proceso de digitalización, por ejemplo, el personal debe estar capacitado y mentalizado para realizar un proceso de digitalización correcto, hay que tener equipos informáticos actualizados, en el proceso de digitalización se puede dañar algún documento al manipularlos, puede que el software y hardware utilizados ahora no estén disponibles en el futuro por la evolución constante de las herramientas informáticas…
Es obvio que cualquier empresa, independientemente de su tamaño, puede digitalizar sus documentos y a simple vista, parece que las ventajas superan con creces a los inconvenientes por lo que la pregunta que debemos hacernos es: ¿Cuándo empezamos?
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