Todos en algún momento hemos tenido la sensación de que necesitábamos más horas al día, para hacer todas las cosas que teníamos o queríamos hacer. Esa sensación viene generada, en la mayoría de los casos, por una mala gestión de nuestro tiempo y es fundamental que lo gestionemos de forma eficaz para poder tener la seguridad de atender todos nuestros asuntos sin olvidos, y dedicándole el tiempo necesario a cada una de las tareas a realizar. Para ello, debemos tener herramientas, y lo que es más importante, UTILIZARLAS.
Herramientas para optimizar la gestión del tiempo
Vamos a comentar las más importantes:
Contar con una agenda que contenga todas y cada una de las cosas que tengamos que hacer. La agenda nos permite recordar y organizar sin dejarnos llevar por imprevistos que desvíen nuestra atención. Planificar estableciendo prioridades es lo primero que tenemos que realizar para no dejar nada importante sin hacer, entendiendo por importante todo lo que nos permite alcanzar nuestros objetivos, sin dejarnos llevar por otras cosas accesorias, que tal vez son urgentes, pero que pueden desviar nuestra atención.
El orden es un aliado para conseguir gestionar el tiempo de forma adecuada. Perder el tiempo buscando papeles, archivos o material, conlleva no dedicarlo a tareas productivas. Se estima que se pierde alrededor de un 25% de la jornada de trabajo por no tener hábitos que permitan mantener el orden adecuado.
Planificar nos permitirá establecer el camino a seguir para alcanzar las metas fijadas, en un tiempo estimado, utilizando los recursos de forma eficiente, sin malgastarlos. La planificación nos permite minimizar riesgos y detectar amenazas. Se debe planificar por días, semanas, meses o trimestres, dependiendo de las tareas a realizar.
Debemos también priorizar las tareas, estableciendo un sistema de clasificación o lista según la importancia que tenga lo que tenemos que hacer. Por ejemplo, en primer lugar, lista de tareas a realizar inmediatamente. En segundo lugar, lista de tareas importantes a realizar después de las clasificadas en la primera categoría. En tercer lugar, tareas de menor importancia que no requieren un tiempo concreto para hacerlas y, por último, tareas que no tenemos obligación de hacer.
Hay que luchar contra los ladrones de tiempo, que son aquellos que nos interrumpen en nuestras tareas, por ejemplo, llamadas de teléfono, correos electrónicos, mensajes instantáneos en el móvil, reuniones que se alargan innecesariamente, visitas, etc. Estas interrupciones provocan que nos cueste aproximadamente entre 7 y 8 minutos volver a conseguir el máximo rendimiento tras la interrupción. Resistirse a la tentación requerirá de fuerza de voluntad, pero no es imposible conseguirlo.
Otro aliado con el que podemos contar es con la delegación de tareas. Nos tenemos que convencer que otras personas pueden realizar algunas cosas perfectamente, sin que nuestra intervención sea necesaria. Para progresar hay que confiar la realización de tareas a otras personas, ya que esto nos ayudará a centrarnos en otros asuntos que no pueden ser hechas por nadie que no seamos nosotros mismos.
No procrastinar también ayuda a gestionar el tiempo de forma adecuada. Dejar las cosas para más tarde o para otro momento, no hace que éstas se hagan solas. No sirven las excusas como “mañana sin falta me pongo”. Realizar tareas pendientes hace que nos liberemos de la carga mental que supone saber que tenemos cosas por hacer y que no vemos el momento de hacer, bien por falta de tiempo o porque no nos gustan y las dejamos para más tarde. Lo único que conseguimos es tener un sentimiento de culpa y una carga mental que nos genera un estrés añadido a nuestra vida.
El día tiene 24 horas y una buena gestión de tiempo en nuestra jornada nos permite liberarnos de la presión que nos generamos por tener en la cabeza en cientos de cosas pendientes de realizar. Para ello y a modo de conclusión, podemos decir que deberíamos contar con la ayuda de una agenda, establecer unos buenos hábitos de realización de tareas, programando y planificando los objetivos a conseguir, dando prioridad a las tareas importantes y delegando aquellas que puedan hacer otros por nosotros.
Quizás te pueda servir este patrón como ejemplo:
Cada día, antes de acabar la jornada dedica 10/15 minutos para organizar el día siguiente:
- Comprueba las tareas que tienes pendientes de realizar.
- Selecciona las más importantes para hacerlas en primer lugar y estima el tiempo que dedicarás a cada una de ellas y las planificas en la agenda.
A primera hora, al llegar a tu puesto, dedica 20 minutos a leer el correo electrónico por si hay algún asunto o tarea para incluirlo en la agenda del día.
- Si hay algo con lo que no contabas, inclúyelo en la agenda según la prioridad del asunto.
- Estima duración aproximada que vas a dedicar a visitas o reuniones y procura tener un guión de los temas a tratar para no alargarlas innecesariamente.
- Antes de parar para comer, vuelve a revisar el correo y dedica media hora a contestar y resolver asuntos que tengas pendientes en tu bandeja de entrada.
Tras la pausa de la comida
- Repite el punto 3 anterior, y si hay algo urgente atiéndelo o lo inclúyelo en la agenda del día siguiente.
- Sigue realizando las tareas clasificadas con menos prioridad que las planificadas para la mañana.
- Antes de marcharte, revisa el correo y prepara la agenda del día siguiente.
Seguro que siguiendo estos consejos conseguirás optimizar tu tiempo al máximo y tener una mejor gestión del tiempo, teniendo todos tus asuntos atendidos, consiguiendo más tiempo libre y reduciendo tu estrés y tu carga mental.
¡Merece la pena intentarlo!
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